System oznakowania wewnętrznego w budynku administracyjnym Urzędu Gminy

Strona archiwalna

 Realizując zadanie faktultatywne  dot.  oznakowania wewnętrznego Urzędu Gminy  dokonaliśmy zmian w  systemie oznakowania  budynku. Przed drzwiami do biur  zamontowano nowe tablice informacyjne . Na tablicach jest herb gminy, numery telefonów urzędu i wewnętrznego danej komórki, nazwa stanowiska i nazwisko osoby  prowadzącej określone zadania .  Zamieszczone są również  informacje o tym co można załatwić , co jest do załatwienia potrzebne oraz umieszczone są inne informacje  dot. pracy stanowiska .
Zdjęcia z nowego oznakowania  Urzedu bedą dostępne na stronie www.branice.pl/Urzad Gminy

----------------------------

                             Zarządzenie Nr 19U/2005
                               Wójta Gminy Branice
                             z dnia 5 grudnia  2005 roku

W sprawie ustalenia procedury aktualizacji informacji dotyczących oznakowania
                 wewnętrznego w Urzędzie Gminy Branice.



   Na podstawie art. 33 ust.1 i 3 ustawy z dnia  8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tj. z 2001 r. Dz. UU. Nr 142 poz. 1591 z późn. zmianami)
                             zarządzam,co następuje:

                                              
                                                1.

Wprowadzam obowiązek systematycznej aktualizacji oznakowania wewnętrznego w Urzedzie Gminy Branice.


                                               2.

Ustalam procedury regulujące aktualizacje oznakowania-stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

                                               3.

Za utrzymanie właściwego oznakowania wewnętrznego Urzędu Gminy Branice czynię odpowiedzialnym Sekretarza Gminy.

                                               4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia .

                                                                             Wójt Gminy Branice
                                                                                 Józef Małek


                                             Załącznik do Zarzadzenia Nr 19U/2005
                                        Wójta Gminy Branice z dnia 5 grudnia 2005 roku



PROCEDURA DOTYCZĄCA AKTUALIZACJI SYSTEMU OZNAKOWANIA WEWNĘTRZNEGO w URZĘDZIE GMINY BRANICE.

POSTANOWIENIA OGÓLNE:

1. Aktualizacji podlegają wszystkie tablice informacyjne, tablice ogłoszeniowe i wywieszki znajdujące sie w budynku administracyjnym Urzędu Gminy Branice oraz tablica ogłoszeniowa przed budynkiem Urzędu.

2. Na system oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Gminy Branice składa się:
- główna tablica informacyjna usytuowana na parterze budynku,
- duże tablkice informacyjne przy drzwiach każdej komórki organizacyjnej Urzędu i przed drzwiami Jednostek Organizacyjnych Gminy posiadających swoją siedzibę
w budynku administracyjnym Urzędu tj. na parterze, I i II piętrze.
- wywieszki na wszystkich drzwiach budynku ( łącznie z pomieszczeniami gospodarczymi i socjalnymi),
- tablice ogłoszeniowe na partterze, I i II piętrze ( po 1 szt. na każdym piętrze).

3. Tablice ogłoszeniowe, informacyjne i wywieszki winne być esteyczne, czyste, a zawarte na nich informacje -aktualne, kompletne i czytelne.

II. SPOSOBY AKTUALIZACJI:

1.Aktualizacja informacji umieszczonych na tablicach ogłoszeń, polega na sprawdzeniu zamieszczonych tam obwieszczeń, komunikatów i innych informacji pod kątem izch ważności i przydatności dla interesantów,usuwaniu nieaktualnych, wieszaniu nowych.

2. Aktualizacja informacji umieszczonych na wywieszkach i tablicach inforacyjnych
informacyjnych, zarówno tej głównej , jak i na tablicach przy wszystkich komórkach organizacyjnych polega na dokonywaniu zmiany nieaktualnych zapisów spowodowanych: zmianą systemu organizacji Urzędu i Jednostek Organizacyjnych( zmiany zakresu działania), zmiana obsady osobowej lub zmiana nazw komórek organizacyjnych.

III. ODPOWIEDZIALNI ZA AKTUALIZACJĘ I TERMINY JEJ PROWADZENIA:

1. Aktualizacji informacji na tablicach ogłoszeniowych dokonywać należy codziennie, a odpowiedzialnymi za aktualizację są:

a) pracownik komórki organizacyjnej Urzędu ( USC, Działalność Gospodarcza , Sekretariat) i KIierownik Jednostki Organizacyjnej Gminy ( Ośrodek Pomocy Społecznej), którzy korzystają z tablic wywieszając tam komunikaty i ogłoszenia własne i obce.

b) pracownik ds. obsługi organów gminy  w zakresie informacji na tablicy ogłoszeniowej usytuowanej przy drzwiach wejściowych Urzędu Gminy.

2. Aktualizacji informacji na wszystkich tablicach informacyjnych dokonywać należy niezwłocznie, nie późn ej jednak niż w terminie do 3 dni od zaistniałej zmiany, a odpowiedzialnym za kdokonanie akltualizacji jest pracownik ds. sekretarsko-kan celaryjnych.

3. Za utrzymanie wszystkich tablkic informacyjnych, ogłoszeniowych w należytym stanie technicznym, czystości dpowiedzialni sa pracownicy gospodarczy
( sprzątaczki).

IV. NADZÓRE NAD AKTUALIZACJĄ :

1. Nadzór nad stanem oznakowania wewnętrznegow budynku Urzędu Gminy prowadzi Sekretarz Gminy, który ma obowiązek dokonywania kontroli wewnętrznej w tym zakresie.

2. Kon trole systemu oznakowania wewnętrznego winne byc propwadzone przynajmniej raz na kwartał i ich konieczność winna mieć odzwierciedlenie w Planie Kontroli Wewnęrtrznej na dany rok kalendarzowy.

3. Wszelkie stwierdzona w czasie kontroli wenętrznej nieprawidłowości w systemie oznakowania usuwane są niezwłocznie przez pracownika ds. sekretarsko-kancelaryjnych.

4. Wszystkie obwieszczenia, komunikaty urzędowe własne wywieszane na tablicach ogłoszeniowych Urzędu- są gromadzone i przechowywane  na stanowisku ds. sekretarsko-kancelaryjnych zgodnie z Instrukcja Kancelaryją.


                                                                          Wójt Gminy Branice
                                                                                 Józef Małek